Art. 5 Gestion financière

(a) Coûts estimatifs. Les Parties contractantes conviennent par le présent Accord d’engager la somme de 2 millions de Deutschmarks (DM), aux prix d’avril 1977, pour le financement de la phase 1 du Projet. Le montant de l’engagement financier pour la phase 2, qui sera fixé au cours de la phase 1, fera l’objet d’une décision du Comité exécutif, se prononçant à l’unanimité.

(b) Répartition des dépenses. Les dépenses de la phase 1 du projet sont financées par les contributions de chaque Partie contractante selon le barème prévu à l’annexe III du présent Accord. La contribution de chaque pays participant est versée à l’Agent d’exécution le 1^er février 1978 au plus tard. Les dépenses de la phase 2 seront financées par les contributions des Parties contractantes, fixées par le Comité exécutif, se prononçant à l’unanimité. En consultant avec l’Agent d’exécution, le Comité exécutif adopte pour chaque année de la phase 2, un barème des contributions tenant compte du fait que l’Agent d’exécution doit disposer des fonds lui permettant de faire face en temps voulu à ses engagements.

(c) Modifications du montant des contributions. Le Comité exécutif modifiera le barème des contributions figurant à l’Annexe III et les contributions qui seront fixées pour la phase 2 afin de tenir compte des variations des taux de change et de l’évolution du niveau des prix, s’agissant que les nouvelles contributions correspondent bien au fonds nécessaires à la réalisation du Projet. En cas de variations importantes des taux de change et du niveau des prix, le Comité exécutif examine la possibilité d’adapter le programme de travail aux crédits affectés au Projet. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, peut modifier en tout temps les montants des contributions pour la phase 1 ou la phase 2 afin de tenir compte de toute modification apportée à l’ampleur du Projet ou au programme de réalisation.

(d) Recettes. Les recettes résultant de la réalisation du Projet sont portées au crédit du compte du Projet.

(e) Prescriptions. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, peut établir les prescriptions nécessaires à une saine gestion financière du Projet, qui doivent prévoir:

(1): l’établissement de procédures d’acquisition que l’Agent d’exécution appliquera en concluant des contrats en vertu de l’art. 6 ou en engageant des fonds pour l’exécution du Projet (lors de l’établissement de ces procédures, le Comité exécutif doit tenir compte de tous les autres règlements s’appliquant à l’Agent d’exécution); et
(2): la fixation de seuils de dépenses à partir desquels l’approbation du Comité exécutif sera nécessaire, y compris les dépenses impliquant le versement de fonds à l’Agent d’exécution pour d’autres frais que les salaires et les frais administratifs ordinaires déjà approuvés par le Comité exécutif dans le cadre du budget.

(f) Comptabilité. Le système de comptabilité utilisé par l’Agent d’exécution doit être conforme aux règles comptables usuelles dans le pays de l’Agent d’exécution et appliqué de manière conséquente.

(g) Programme de travail et budget, tenue des comptes. Sauf décision contraire du Comité exécutif, adoptée à l’unanimité:

(1): l’exercice annuel financier du Projet correspondra à l’exercice annuel financier de l’Agent d’exécution;
(2): au plus tard trois mois avant le début de chaque exercice financier, l’Agent d’exécution préparera et soumettra chaque année à l’approbation du Comité exécutif un projet de programme de travail et de budget. Le programme de travail et le budget doivent tenir dûment compte des besoins des programmes de chaque Partie contractante et de leur contribution financière au Projet;
(3): au plus tard trois mois après le terme de chaque exercice annuel financier, l’Agent d’exécution soumettra pour vérification dans la forme approuvée par le Comité exécutif les comptes annuels à l’agence externe de contrôle des comptes de l’Agent d’exécution ou aux autres vérificateurs des comptes choisis par le Comité exécutif; le compte annuel accompagné du rapport des vérificateurs des comptes sera soumis pour approbation au Comité exécutif;
(4): l’Agent d’exécution tiendra des archives financières complètes et distinctes, qui rendront clairement compte de tous les fonds et les biens dont il a la garde ou qui sont en sa possession dans le cadre du Projet;
(5): l’Agent d’exécution conservera tous ses livres de comptes et archives pendant une période d’au moins trois ans à compter de la date à laquelle l’exécution du Projet sera achevée; et
(6): une Partie contractante qui fournira des services ou du matériel pour le Projet aura le droit à un crédit, dont le montant est fixé par le Comité exécutif agissant à l’unanimité, à valoir sur sa contribution (ou à titre de compensation lorsque la valeur de ces services ou de ce matériel dépasse le montant de la contribution de cette Partie contractante); les crédits pour les services des cadres sont calculés selon une échelle déterminée et convenue d’avance, approuvée par le Comité exécutif, et comprendront tous les frais afférents aux salaires.

(h) Monnaie de règlement. Les contributions dues par les Parties contractantes en vertu du présent Accord sont versées dans la monnaie du pays de l’Agent d’exécution (à moins que celui-ci ne prévoie, avec l’accord du Comité exécutif, un autre mode de règlement pour faire face à un engagement pris dans une autre monnaie).

(i) Utilisation des contributions. L’Agent d’exécution ne peut utiliser les contributions qu’il a reçues que conformément au programme de travail et au budget correspondant, ainsi que pour faire face aux autres dépenses approuvées par le Comité exécutif.

(j) Financement minimum. L’Agent d’exécution n’est pas tenu de mettre en œuvre les activités prévues pour la phase 1 avant d’avoir reçu toutes les contributions qui doivent être versées pour cette phase.

(k) Services auxiliaires. Des services auxiliaires pourront, après entente avec le Comité exécutif et l’Agent d’exécution, être mis à disposition par l’Agent d’exécution pour la réalisation du Projet; les frais de ces services, y compris les faux frais y afférents, pourront être couverts par les fonds inscrits au budget du Projet.

(l) Impôts. L’Agent d’exécution paiera tous les impôts et taxes similaires (autres que l’impôt sur le revenu) perçus par le Gouvernement ou les communes dans le cadre du Projet, en tant que dépenses assumées pour la réalisation du Projet, conformément au budget; l’Agent d’exécution s’emploiera à obtenir toutes les exonérations ou dégrèvements d’impôts possibles.

(m) Dépenses autres que les dépenses communes. Chaque Partie contractante a le droit de faire vérifier les comptes du Projet à ses propres frais et aux conditions suivantes:

(1): la Partie contractante doit donner aux autres Parties contractantes la possibilité de participer à une telle vérification en contribuant aux frais qu’elle entraîne;
(2): les comptes et les relevés concernant les activités de l’Agent d’exécution autres que celles qui sont accomplies pour l’exécution du projet ne peuvent faire l’objet d’une telle vérification, mais lorsque la Partie contractante intéressée exige de vérifier les dépenses portées au budget au titre de services rendus pour l’exécution du Projet par l’Agent d’exécution, elle peut, à ses propres frais, demander d’obtenir une attestation de vérification aux vérificateurs des comptes de l’Agent d’exécution;
(3): on ne pourra demander plus d’une vérification de ce genre au cours du même exercice financier; et
(4): une telle vérification ne sera pas exécutée par plus de trois représentants des Parties contractantes.

Art. 5 Gestione finanziaria

(a) Costi stimati. Le Parti convengono, col presente Accordo, d’assegnare 2 milioni di marchi tedeschi (DM), indice 1977, al finanziamento della fase 1 del Progetto. L’ammontare per la fase 2, da stabilirsi nel corso della fase 1, verrà deciso, all’unanimità, dal Comitato esecutivo.

(b) Riparto delle spese. Le spese della fase 1 saranno coperte coi contributi delle Parti, secondo l’allegato III dell’Accordo. Il contributo di ogni Paese partecipante va versato all’Agente esecutivo il 1° febbraio 1978, al più tardi. Le spese della fase 2 saranno aperte coi contributi delle Parti, stabiliti, all’unanimità, del Comitato esecutivo. Sentito l’Agente esecutivo, il Comitato adotta, per ogni anno della fase 2, una chiave di contribuzione atta a far sì che l’Agente esecutivo disponga dei fondi sufficienti per affrontare a tempo debito i propri impegni.

(c) Modificazione dei contributi. Il Comitato esecutivo modificherà la chiave di contribuzione, dell’Allegato III, e i contributi della fase 2, seguendo l’andamento dei cambi e dei prezzi, in modo che i nuovi contributi corrispondano effettivamente al fabbisogno del Progetto. Ove si dessero importanti fluttuazioni dei cambi e dei prezzi, il Comitato prospetterà la possibilità d’adeguare il programma stesso di lavoro. Il Comitato, all’unanimità, può modificare in ogni tempo i contributi, della fase 1 come della fase 2, onde riflettere i cambiamenti d’ampiezza del Progetto o del suo programma d’attuazione.

(d) Introiti. Gli introiti derivanti dalla realizzazione del Progetto saranno ascritti a credito del conto del medesimo.

(e) Prescrizioni. Deliberando all’unanimità, il Comitato esecutivo può emanare le prescrizioni necessarie ad una gestione sana del Progetto; esse prevederanno:

(1): l’impostazione delle procedure d’acquisto che l’Agente esecutivo dovrà applicare nella stipula dei contratti secondo l’articolo 6 o nell’impegno dei fondi ai fini del Progetto; e
(2): la definizione di soglie di spesa oltre le quali occorre l’approvazione del Comitato, comprese le spese implicanti versamenti all’Agente per oneri diversi dai salari e dagli esborsi amministrativi ordinari, già approvati dal Comitato nel quadro del preventivo.

(f) Contabilità. Il sistema di contabilità dell’Agente esecutivo dovrà risultare conforme alle norme contabili usuali nel Paese dell’Agente e dovrà essere applicato in modo coerente.

(g) Programma di lavoro preventivo, tenuta dei conti. Tranne decisione contraria unanime del Comitato esecutivo:

(1): l’esercizio finanziario annuale del Progetto corrisponderà all’esercizio finanziario annuale dell’Agente;
(2): entro 3 mesi dall’inizio dell’esercizio finanziario, l’Agente allestirà, e proporrà al Comitato, un disegno di programma e di preventivo, riflettenti adeguatamente bisogni e contributi d’ogni Parte contraente;
(3): entro 3 mesi dalla fine dell’esercizio finanziario, l’Agente, nella forma voluta dal Comitato, sottoporrà il consuntivo al verificatore esterno già designato o ad altro verificatore scelto dal Comitato; il consuntivo, corredato dal rapporto del verificatore, verrà poi sottoposto all’approvazione del Comitato;
(4): l’Agente conserverà archivi finanziari completi e distinti, riflettenti chiaramente lo stato dei fondi e dei beni in sua custodia o in suo possesso nell’ambito del Progetto;
(5): l’Agente conserverà i libri contabili e gli archivi durante almeno tre anni a contare dalla fine del Progetto; e
(6): una Parte contraente che fornisca servizi o materiali per il Progetto, avrà diritto a un credito, dell’ammontare fissato dal Comitato unanime, da imputare sul suo contributo (o da far valere per compensazione, se il valore dei servizi e dei materiali supera l’ammontare del contributo); i crediti per i servizi dei quadri vanno calcolati secondo una scala prefissata, approvata dal Comitato, e comprenderanno tutte le spese relative ai salari.

(h) Moneta di regolamento. I contributi dovuti dalle Parti contraenti, in virtù del presente Accordo, vanno pagati nella moneta dei Paese dell’Agente esecutivo (tranne ove questo, d’accordo col Comitato, abbia previsto un modo diverso).

(i) Impiego dei contributi. L’Agente può utilizzare i contributi ricevuti solo conformemente al programma di lavoro e al relativo preventivo; può utilizzarli però anche per far fronte ad altre spese, purché approvate dal Comitato.

(j) Finanziamento minimo. L’Agente non è tenuto ad avviare le attività della fase 1 prima d’averne ricevuto interamente i contributi.

(k) Servizi ausiliari. Previo accordo col Comitato, l’Agente potrà mettere a disposizione, per la realizzazione del Progetto, dei servizi ausiliari, i cui costi andranno coperti mediante i fondi iscritti a preventivo.

(l) Imposte. L’Agente pagherà tutte le imposte e tasse analoghe (che non siano sul reddito) riscosse dal Governo o dai Comuni nel quadro del Progetto, in quanto spese per l’attuazione del medesimo, secondo il preventivo; l’Agente comunque provvederà ad ottenere tutte le esenzioni fiscali possibili.

(m) Spese diverse da quelle comuni. Ogni Parte può, a proprie spese, far verificare i conti, osservando quanto segue:

(1): la Parte istante deve offrire alle altre la possibilità di partecipare, contribuendo alle spese, alla verifica prospettata;
(2): i conti concernenti le attività dell’Agente esulanti dal Progetto non possono venir inclusi nella verifica; la Parte istante può nondimeno far verificare le spese per servizi resi dall’Agente al Progetto, e registrate come tali nel preventivo, e, sempre a proprie spese, può chiederne il relativo rapporto ai verificatori dei costi;
(3): nel corso d’uno stesso esercizio finanziario non si può chiedere più d’una verifica di tal genere; e
(4): tale verifica sarà eseguita, al massimo, da tre rappresentanti delle Parti.

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