1 Anmeldungen und Belege sind während 30 Jahren nach der Eintragung in das Tagesregister aufzubewahren. Die Statuten von Rechtseinheiten und die Stiftungsurkunden müssen jedoch immer in einer aktuellen Form vorliegen.
2 Wird eine Rechtseinheit im Handelsregister gelöscht, so dürfen die Anmeldungen, Belege und allfällige Mitgliederverzeichnisse zehn Jahre nach der Löschung vernichtet werden.
3 Auf den Anmeldungen und Belegen müssen das Datum und die Nummer der Eintragung ins Tagesregister vermerkt werden.
4 Die mit Eintragungen zusammenhängenden Korrespondenzen sind zehn Jahre aufzubewahren.
5 Schreibt das Gesetz oder die Verordnung vor, dass beim Handelsregisteramt Unterlagen zu hinterlegen sind, die nicht als Belege gelten, so sind sie mit der Unternehmens-Identifikationsnummer der betreffenden Rechtseinheit zu versehen und mit deren Belegen aufzubewahren.
6 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente in Papierform können zwecks Aufbewahrung vom Handelsregisteramt elektronisch eingelesen und nach der EÖBV267, insbesondere nach deren Artikel 13, beglaubigt werden. Gebundene Papierdokumente dürfen zertrennt werden, um sie elektronisch einzulesen. Die Originale auf Papier können vernichtet werden, sofern das kantonale Recht dies nicht ausschliesst.268
7 Anmeldungen, Belege oder sonstige Dokumente, die in elektronischer Form vorliegen, dürfen nicht gelöscht werden. Sie müssen durch das Handelsregisteramt so aufbewahrt werden, dass die Daten nicht mehr verändert werden können.269
268 Eingefügt durch Anhang Ziff. 1 der Grundbuchverordnung vom 23. Sept. 2011 (AS 2011 4659). Fassung gemäss Anhang Ziff. II 4 der V vom 8. Dez. 2017 über die Erstellung elektronischer öffentlicher Urkunden und elektronischer Beglaubigungen, in Kraft seit 1. Febr. 2018 (AS 2018 89).
269 Eingefügt durch Ziff. I der V vom 6. März 2020, in Kraft seit 1. Jan. 2021 (AS 2020 971).
1 Les réquisitions et les pièces justificatives sont conservées pendant 30 ans à compter de l’inscription au registre journalier. Les statuts des entités juridiques et les actes de fondation doivent toujours être disponibles dans une version actuelle.
2 Lorsqu’une entité juridique est radiée du registre du commerce, les réquisitions, les pièces justificatives et les éventuels répertoires des membres peuvent être détruits dix ans après la radiation.
3 La réquisition et les pièces justificatives doivent porter la date et le numéro de l’inscription au registre journalier.
4 La correspondance relative aux inscriptions est conservée pendant dix ans.
5 Lorsque la loi ou l’ordonnance prévoit que des documents doivent être produits à l’office du registre du commerce sans qu’il s’agisse de pièces justificatives, ces documents doivent être pourvus du numéro d’identification des entreprises de l’entité juridique concernée et conservés avec les pièces justificatives qui s’y rapportent.
6 Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents sur papier peuvent être numérisés électroniquement et être légalisés selon l’OAAE258, en particulier son art. 13. Les documents papier reliés peuvent être défaits pour qu’ils puissent être numérisés électroniquement. Sous réserve de dispositions contraires du droit cantonal, les originaux sur papier peuvent être détruits.259
7 Les réquisitions, les pièces justificatives ou les autres documents disponibles sous forme électronique ne doivent pas être supprimés. Ils doivent être conservés par l’office du registre du commerce de manière à ce que les données ne puissent plus être modifiées.260
259 Introduit par l’annexe ch. 1 de l’O du 23 sept. 2011 sur le registre foncier (RO 2011 4659). Nouvelle teneur selon l’annexe ch. II 4 de l’O du 8 déc. 2017 sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique, en vigueur depuis le 1er fév. 2018 (RO 2018 89).
260 Introduit par le ch. I de l’O du 6 mars 2020, en vigueur depuis le 1er janv. 2021 (RO 2020 971).
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.