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235.25

Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA

(Verordnung «e-vent»)

vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. Dezember 2018)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971,

verordnet:

  1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck

Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4 Struktur

Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.


  2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Personen und bearbeitete Daten

1 Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.

2 Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

1 Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konferenzdienst EDA erfasst.

2 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

3 Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

6 Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Art. 7 Dokumente

Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.


  3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

3 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

2 Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.


  4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten

1 Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2 Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Bearbeitungsreglement

Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung

1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.


  5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.


  Anhang

(Art. 5 Abs. 2)

  Im System erfasste Personendaten

1.
Namen
2.
Namen gemäss Reisepass
3.
Vornamen
4.
Vornamen gemäss Reisepass
5.
Titel (akademisch)
6.
Titel (berufliche oder amtliche Funktion)
7.
Anrede
8.
Firma
9.
Geschlecht
10.
Geburtsdatum
11.
Geburtsort
12.
Staatsangehörigkeiten
13.
Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation
14.
E-Mail-Adressen
15.
Telefonnummer (Festnetz)
16.
Telefonnummer (Mobil)
17.
Faxnummer
18.
Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)
19.
Land
20.
Homepage
21.
Korrespondenzart (Brief / E-Mail)
22.
Rechnungsadresse
23.
Besondere Ansprüche an Essen und Trinken
24.
Militärischer Rang
25.
Ziviler Rang
26.
Position
27.
Arbeitgeber
28.
Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel
29.
Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel
30.
Korrespondenzsprache
31.
Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)
32.
Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)
33.
Benötigtes Visum
34.
Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)
35.
Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)
36.
Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners
37.
Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)
38.
Themen für Workshops
39.
Foto
40.
Sponsorship: ja / nein
41.
Begründung für das Sponsorship
42.
Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen
43.
Teilnahme an früheren Konferenzen


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235.25

Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE

(Ordinanza «e-vent»)

del 17 ottobre 2018 (Stato 1° dicembre 2018)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,

ordina:

  Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) del Servizio delle conferenze del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio delle conferenze DFAE) in seno alla Segreteria di Stato del DFAE.

Art. 2 Scopo

Il sistema consente al Servizio delle conferenze DFAE di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.

Art. 3 Autorità responsabile

Il Servizio delle conferenze DFAE è responsabile del sistema.

Art. 4 Struttura

Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.


  Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 5 Persone e dati trattati

1 Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.

2 La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento

1 I dati sono registrati dai partecipanti o dal Servizio delle conferenze DFAE.

2 I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.

3 Il Servizio delle conferenze DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.

4 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

5 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

6 I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.

Art. 7 Documenti

Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.

Art. 8 Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati

1 Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.

2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.


  Sezione 3: Gestione e diritti di accesso

Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.

2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.

3 Il responsabile delle applicazioni fa parte del Servizio delle conferenze DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 10 Concessione del diritto di accesso

1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.

2 Il Servizio delle conferenze DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.


  Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 11 Obblighi di diligenza

1 Il Servizio delle conferenze DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.

2 Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati

Il Servizio delle conferenze DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13 Verbale

1 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per un anno.


  Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 14

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.


  Allegato

(art. 5 cpv. 2)

  Dati personali registrati nel sistema

1.
Cognomi
2.
Cognomi come da passaporto
3.
Nomi
4.
Nomi come da passaporto
5.
Titolo (accademico)
6.
Titolo (professionale o funzione ufficiale)
7.
Appellativo
8.
Ditta
9.
Sesso
10.
Data di nascita
11.
Luogo di nascita
12.
Cittadinanze
13.
Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione
14.
Indirizzi e-mail
15.
Numero di telefono (fisso)
16.
Numero di telefono (cellulare)
17.
Numero di fax
18.
Indirizzo (via, NPA, luogo)
19.
Paese
20.
Sito Internet
21.
Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail)
22.
Indirizzo di fatturazione
23.
Particolari esigenze alimentari
24.
Grado militare
25.
Grado civile
26.
Posizione
27.
Datore di lavoro
28.
Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel
29.
Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel
30.
Lingua di corrispondenza
31.
Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo, tempi di trasferimento)
32.
Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza, luogo di emissione)
33.
Visto necessario
34.
Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)
35.
Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della camera ecc.)
36.
Nome dell’accompagnatore
37.
Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pranzo, cena, escursioni)
38.
Temi dei workshop
39.
Foto
40.
Sponsorizzazioni: sì/no
41.
Motivazione della sponsorizzazione
42.
Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche
43.
Partecipazione a conferenze precedenti


Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei. Publikationsverordnung, PublV.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.
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