Art. 6 Gestion financière

(a) Obligations individuelles. Chaque Partie contractante supportera les frais qui lui incombent dans l’exécution du présent Accord, y compris les frais d’établissement ou de transmission des rapports et de remboursement à ses employés pour des déplacements et autres allocations journalières dues dans le cadre de l’activité exercée en faveur des tâches respectives, à moins qu’il n’ait été prévu que de tels frais seront remboursés par prélèvement sur des fonds communs comme prévu au par. (g) ci-dessous.

(b) Obligations financières communes. Les Participants désireux de partager les frais d’une tâche particulière en conviendront dans l’Annexe relative à cette tâche. Le pourcentage et les contributions à ces frais (soit sous forme d’argent liquide, de services rendus, de propriété intellectuelle ou de fourniture de matériel) et l’utilisation de ces contributions s’effectueront conformément aux règlements et décisions adoptées conformément au présent article par le Comité exécutif.

(c) Règles financières et dépenses. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, pourra établir toutes les réglementations nécessaires pour une saine gestion financière de chaque tâche, y compris, s’il le faut, les mesures suivantes:

(1): établissement des procédures budgétaires et d’acquisition que devra appliquer l’Agent d’exécution lorsqu’il procède à des paiements par prélèvements sur des fonds communs qui pourront être entretenus par des Participants pour le compte de la tâche ou lorsqu’il conclut des contrats au nom des Participants;
(2): fixation de seuils de dépenses pour lesquels l’approbation du Comité exécutif sera requise, y compris les dépenses impliquant le paiement de fonds à l’Agent d’exécution pour d’autres dépenses que le salaire de routine et les dépenses administratives préalablement approuvées par le Comité exécutif dans la procédure budgétaire.

Lorsqu’il s’agit de dépenses réglées sur le fonds commun, l’Agent d’exécution tiendra compte de la nécessité d’assurer une distribution équitable des dépenses parmi les pays des Participants, en tant que cela est complètement compatible avec une gestion technique et financière de la tâche assurant un maximum d’efficacité.

(d) Recettes portées au crédit du budget. Toute recette résultant d’une tâche sera portée au crédit du budget de cette tâche.

(e) Comptabilité. Le système de décompte employé par l’Agent d’exécution sera conforme aux principes et règles comptables usuelles dans le pays de l’Agent d’exécution et appliqué d’une manière conséquente.

(f) Programme de travail et budget, tenue des comptes. Lorsque les Participants conviennent d’entretenir des fonds communs pour le paiement d’obligations découlant d’un Programme de travail et du budget de la tâche, les comptes seront tenus de la manière suivante, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité:

(1): L’année financière de la tâche correspondra à l’année financière de l’Agent d’exécution.
(2): L’Agent d’exécution préparera et soumettra chaque année à l’approbation du Comité exécutif un projet de Programme de travail et de budget, ainsi qu’un programme indicatif de travail et de budget pour les deux années suivantes, au plus tard trois mois avant le début de chaque année financière.
(3): L’Agent d’exécution tiendra des archives financières complètes distinctes, qui rendront clairement compte de tous les fonds et propriétés parvenant sous sa garde ou en sa possession, dans le cadre de la tâche.
(4): Au plus tard trois mois après le terme de chaque année financière, l’Agent d’exécution soumettra aux vérificateurs des comptes choisis par le Comité exécutif les comptes annuels tenus pour la tâche; lorsqu’il aura été procédé à la vérification annuelle, l’Agent d’exécution présentera les comptes, avec le rapport des vérificateurs, à l’approbation du Comité exécutif.
(5): Tous les livres de comptes et archives tenus par l’Agent d’exécution seront conservés au moins trois ans à compter de la date à laquelle la tâche aura été achevée.
(6): Lorsque c’est prévu dans l’Annexe adéquate, un Participant qui fournira des services, du matériel ou de la propriété intellectuelle à la tâche aura droit à un crédit, déterminé par le Comité exécutif, agissant à. l’unanimité, à valoir sur sa contribution (ou à titre de compensation lorsque la valeur de ces services excède le montant de la contribution du Participant); ces crédits pour services rendus par le personnel seront calculés selon une échelle convenue, approuvée par le Comité exécutif, et comprendront tous les frais en rapport avec les salaires versés.

(g) Contribution aux fonds communs. Si les Participants conviennent d’établir des fonds communs dans le cadre du Programme annuel de travail et du budget pour une tâche, toute contribution financière due par des Participants à une tâche sera versée par l’Agent d’exécution dans la monnaie du pays de l’Agent d’exécution, au moment donné et compte tenu des exigences qui seront fixées par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, à condition toutefois que:

(1): les contributions reçues par l’Agent d’exécution ne soient utilisées que selon le Programme de travail et le budget de la tâche;
(2): l’Agent d’exécution n’ait aucune obligation d’effectuer aucun travail au profit de la tâche jusqu’à ce que les contributions s’élevant ail moins à 50 % (en paiements comptants) du montant dû à n’importe quel moment aient été versées.

(h) Services auxiliaires. Les services auxiliaires pourront, d’entente entre le Comité exécutif et l’Agent d’exécution, être mis à disposition par celui-ci pour l’exécution d’une tâche; les frais de ces services, y compris les faux frais y relatifs, pourront être couverts par les fonds inscrits au budget pour cette tâche.

(i) Impôts. L’Agent d’exécution paiera tous les impôts et taxes similaires, autres que les impôts sur le revenu, perçus par le gouvernement ou les communes au titre d’une tâche, en tant que dépenses encourues dans l’exécution de cette tâche, conformément au budget; l’Agent d’exécution s’emploiera néanmoins à obtenir toutes les exemptions possibles de ces impôts.

(j) Vérification des comptes. Chaque Participant aura le droit de vérifier les comptes de tout travail effectué dans le cadre d’une tâche, à la charge des fonds communs, à ses propres frais et aux conditions suivantes:

(1): L’Agent d’exécution donnera aux autres Participants une occasion de participer à de telles vérifications sur une base de répartition des frais.
(2): Les livres comptables et les archives concernant les activités de l’Agent d’exécution autres que celles qui seront effectuées en faveur de la tâche seront exclus de cette vérification, mais lorsque le Participant en question demande la vérification de charges imputées au budget à titre de services rendus au profit de la tâche par l’Agent d’exécution, il pourra demander et obtenir un certificat de vérification à cet effet, à ses propres frais, des vérificateurs de l’Agent d’exécution.
(3): On ne pourra demander plus d’une telle vérification de ce genre au cours d’une année financière.
(4): Une telle vérification ne sera pas exécutée par plus de trois représentants des Participants.

Art. 6 Gestione finanziaria

(a) Obblighi individuali. Ogni Parte contraente sopporterà le spese che le incombono nell’esecuzione del presente Accordo, comprese quelle di redazione e trasmissione dei rapporti, di rimborso degli impiegati per viaggi o altre indennità giornaliere nel quadro dell’attività per i compiti pertinenti, tranne ove fosse stato disposto che tali spese vanno rimborsate con prelievo dai fondi comuni, come previsto nel paragrafo (g) qui di seguito.

(b) Obblighi finanziari comuni. I Partecipanti desiderosi di ripartire le spese d’un compito particolare stabiliranno tale riparto nel pertinente Allegato. Il riparto dei contributi alle spese (in forma di denaro liquido, servizi resi, proprietà intellettuale o fornitura di materiale) e l’impiego di questi contributi si faranno secondo i regolamenti e le decisioni adottati in virtù del presente articolo dal Comitato esecutivo.

(c) Norme finanziarie e spese. Il Comitato esecutivo, deliberando all’unanimità, potrà emanare tutti i necessari regolamenti per una gestione sana d’ogni compito, compresi, ove occorra, i provvedimenti seguenti:

(1): impostazione delle procedure finanziarie d’acquisto che dovranno essere svolte dall’Agente esecutivo quando effettuerà pagamenti mediante prelievo sui fondi comuni, mantenuti dai Partecipanti ai fini del compito, oppure quando conchiuderà dei contratti in nome dei Partecipanti;
(2): stabilimento delle soglie di spesa a partire dalle quali sarà richiesta l’approvazione del Comitato esecutivo, comprese le spese implicanti il versamento di fondi all’Agente per oneri diversi dal salario abituale e dalle spese amministrative previamente approvate dal Comitato esecutivo nella procedura del preventivo.

Nel conchiudere contratti esterni implicanti spese effettuate tramite prelievo dai fondi comuni, l’Agente esecutivo terrà conto della necessità d’assicurare un’equa distribuzione dei contratti fra i Paesi dei Partecipanti, in quanto ciò risulti compatibile con una gestione tecnica e finanziaria ottimale del compito.

(d) Introito accreditato al preventivo. Ogni introito, risultante da un compito, sarà accreditato al preventivo del compito stesso.

(e) Contabilità. Il sistema di contabilità dell’Agente esecutivo dovrà risultare conforme alle norme contabili usuali nel Paese dell’Agente e dovrà essere applicato in modo coerente.

(f) Programma di lavoro, preventivo, tenuta dei conti. Allorché i Partecipanti convengono di formare un fondo comune per il pagamento di oneri derivanti da un programma di lavoro e dal preventivo del compito, i conti saranno tenuti come segue, tranne diverso deliberato unanime del Comitato esecutivo:

(1): l’esercizio annuo finanziario del compito corrisponderà all’anno finanziario dell’Agente esecutivo;
(2): l’Agente preparerà, e sottoporrà ogni anno all’approvazione del Comitato esecutivo, un progetto di programma di lavoro e di preventivo nonché un programma indicativo di lavoro e di preventivo per i due anni successivi, al più tardi tre mesi prima dell’inizio d’ogni anno finanziario;
(3): l’Agente terrà archivi finanziari completi e distinti che dovranno riflettere chiaramente lo stato dei fondi e proprietà posti sotto la sua responsabilità o in suo possesso nell’ambito del compito;
(4): al massimo tre mesi dopo la fine d’ogni anno finanziario, l’Agente sottoporrà ai verificatori dei conti, scelti dal Comitato esecutivo, i rendiconti annui; allorché la verifica annua avrà avuto luogo, l’Agente presenterà, i conti con il rapporto dei verificatori all’approvazione del Comitato esecutivo;
(5): tutti i libri contabili e gli archivi tenuti dall’Agente andranno conservati per almeno tre anni dopo la fine del compito;
(6): se è previsto nel pertinente Allegato, un Partecipante che fornirà servizi, materiale o proprietà intellettuale per il compito avrà diritto a un credito stabilito dal Comitato esecutivo, all’unanimità, da far valere sul suo contributo (o a titolo di compensazione allorché il valore dei servizi materiali o proprietà in parola superi l’ammontare del contributo del partecipante); i crediti per servizi resi saranno calcolati giusta una scala convenuta e approvata dal Comitato esecutivo e comprenderanno tutti gli oneri connessi col versamento dei salari.

(g) Contributo al fondo comune. Se i Partecipanti convengono di stabilire un fondo comune nel quadro del programma annuo di lavoro e del preventivo di un compito, ogni contributo finanziario dovuto dai Partecipanti dovrà essere versato all’Agente esecutivo nella moneta del Paese dell’Agente stesso, nella data e nelle guise stabilite dal Comitato esecutivo, all’unanimità, a condizione tuttavia che:

(1): i contributi ricevuti dall’Agente vengano utilizzati soltanto in modo conforme al programma di lavoro e al preventivo del compito;
(2): l’Agente non abbia alcun obbligo d’effettuare un lavoro nel quadro del compito fino a quando avrà ricevuto dei contributi che raggiungano almeno il 50 per cento (pagamenti in contante) dell’ammontare dovuto a qualunque momento.

(h) Servizi ausiliari. I servizi ausiliari potranno, d’intesa col Comitato esecutivo, essere messi a disposizione dall’Agente per l’esecuzione d’un compito; gli oneri di questi servizi, comprese le spese, potranno essere coperti dal fondi iscritti a preventivo per il compito stesso.

(i) Imposte. L’Agente esecutivo pagherà tutte le imposte e tasse analoghe, che non siano imposte sul reddito, riscosse dal Governo o dai comuni per un compito, a titolo di oneri sostenuti nell’esecuzione del compito giusta il preventivo; l’Agente provvederà nondimeno ad ottenere tutte le esenzioni fiscali possibili.

(j) Verificazione dei conti. Ogni Partecipante avrà il diritto di verificare i conti per qualunque lavoro effettuato nell’ambito di un compito, per il quale esista un fondo comune, ma dovrà farlo a proprie spese e alle condizioni seguenti:

(1): l’Agente esecutivo darà agli altri Partecipanti l’occasione di prendere parte a tali verifiche, ripartendone le spese;
(2): i libri contabili e gli archivi concernenti le attività dell’Agente, che non siano quelli connessi col compito, vanno esclusi dalla verifica, ma allorché il Partecipante in questione domanda la verifica di oneri iscritti al preventivo come servizi resi dall’Agente, esso potrà chiedere e ottenere un certificato di verifica all’uopo, a sue spese, dalla parte dei verificatori dell’Agente;
(3): non si potrà domandare più d’una verifica per ogni anno finanziario; (4) una tale verifica non sarà eseguita da più di tre rappresentanti dei Partecipanti.

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Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.