Art. 18 Exceptions à l’obligation de déclarer

¹ Ne sont pas soumis à déclaration les fichiers suivants, dans la mesure où ils sont utilisés exclusivement à des fins administratives internes:

a.: les fichiers usuels d’enregistrement de la correspondance;
b.: les fichiers de fournisseurs ou de clients, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
c.: les fichiers d’adresses servant uniquement à l’envoi de correspondance, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
d.: les listes destinées au paiement des indemnités;
e.: les pièces comptables;
f.: les fichiers auxiliaires concernant la gestion du personnel de la Confédération, dans la mesure où ils ne contiennent pas de données sensibles ni de profils de la personnalité;
g.: les fichiers des bibliothèques (catalogues, listes de prêts et d’utilisateurs).

² Ne sont pas non plus soumis à déclaration:

a.: les fichiers déposés aux Archives fédérales;
b.: les fichiers rendus accessibles au public sous forme d’annuaires;
c.: les fichiers dont les données sont traitées uniquement à des fins ne se rapportant pas aux personnes concernées, notamment dans le cadre de la recherche, de la planification ou de la statistique.

³ L’organe fédéral responsable prend les mesures nécessaires afin de pouvoir communiquer, sur demande, au préposé ou aux personnes concernées les informations relatives aux fichiers qui ne sont pas soumis à déclaration (art. 16, al. 1).

²⁷ Nouvelle teneur selon le ch. I de l’O du 28 sept. 2007, en vigueur depuis le 1^er janv. 2008 (RO 2007 4993).

Art. 18 Ausnahmen von der Anmeldepflicht

¹ Folgende Datensammlungen unterliegen nicht der Anmeldepflicht, sofern die Bundesorgane sie ausschliesslich für verwaltungsinterne Zwecke verwenden:

a.: Korrespondenzregistraturen;
b.: Datensammlungen von Lieferanten oder Kunden, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
c.: Adressensammlungen, die einzig der Adressierung dienen, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
d.: Listen für Entschädigungszahlungen;
e.: Buchhaltungsunterlagen;
f.: Hilfsdatensammlungen für die Personalverwaltung des Bundes, soweit sie keine besonders schützenswerten Personendaten oder Persönlichkeitsprofile enthalten;
g.: Bibliothekdatensammlungen (Autorenkataloge, Ausleiher- und Benutzerverzeichnisse).

² Ebenfalls nicht der Anmeldepflicht unterliegen:

a.: Datensammlungen, die beim Bundesarchiv archiviert sind;
b.: Datensammlungen, die der Öffentlichkeit in Form von Verzeichnissen zugänglich gemacht werden;
c.: Datensammlungen, deren Daten ausschliesslich zu nicht personenbezogenen Zwecken verwendet werden, namentlich in der Forschung, der Planung und der Statistik.

³ Das verantwortliche Bundesorgan trifft die erforderlichen Massnahmen, um die Angaben (Art. 16 Abs. 1) zu den nicht der Anmeldepflicht unterliegenden Datensammlungen auf Gesuch hin dem Beauftragten oder den betroffenen Personen mitteilen zu können.

²⁶ Fassung gemäss Ziff. I der V vom 28. Sept. 2007, in Kraft seit 1. Jan. 2008 (AS 2007 4993).

Ceci n’est pas une publication officielle. Seule la publication opérée par la Chancellerie fédérale fait foi. Ordonnance sur les publications officielles, OPubl.
Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.