Art. 6 Gestion financière

(a) Obligations individuelles. Chaque Partie contractante supportera les frais qui lui incombent dans l’exécution du présent Accord, y compris les frais de rédaction ou de transmission des rapports et de remboursement à ses employés pour des déplacements et autres allocations journalières encourues dans le cadre de l’activité accomplie en faveur des tâches correspondantes, à moins qu’il n’ait été prévu que de tels frais seront remboursés par prélèvement sur des fonds communs comme prévu au par. (g) ci‑dessous.

(b) Obligations financières communes. Les Participants désireux de partager les frais d’une tâche particulière en conviendront dans l’Annexe relative à cette tâche. La répartition des contributions à ces frais (sous forme d’argent liquide, de services rendus, de propriété intellectuelle ou de fourniture de matériel) et l’utilisation de ces contributions s’effectueront conformément aux règlements et décisions adoptés en vertu du présent article par le Comité exécutif.

(c) Règles financières et dépenses. Le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, pourra édicter toutes les réglementations nécessaires à une saine direction financière de chaque tâche, y compris, s’il le faut, prendre les mesures suivantes:

(1): Etablissement de procédures budgétaires et d’acquisition que l’Agent d’exécution devra appliquer lorsqu’il procède à des paiements par prélèvements sur tous les fonds communs qui pourront être entretenus par des Participants Pour le compte de la tâche ou lorsqu’il conclut des contrats au nom des Participants.
(2): Fixation de seuils de dépenses à partir desquels l’approbation du Comité exécutif sera requise, y compris les dépenses impliquant le versement de fonds à l’Agent d’exécution pour d’autres dépenses que le salaire de routine et les dépenses administratives préalablement approuvées par le Comité exécutif dans la procédure budgétaire.

Lorsqu’il s’agit de dépenses réglées par prélèvement sur les fonds communs, l’Agent d’exécution tiendra compte de la nécessité d’assurer une distribution équitable de ces dépenses parmi les pays des Participants, en tant que cela est complètement compatible avec une gestion technique et financière de la tâche assurant un maximum d’efficacité.

(d) Recettes portées au crédit du budget. Toute recette résultant d’une tâche sera portée au crédit du budget de cette tâche.

(e) Comptabilité. Le système de décompte utilisé par l’Agent d’exécution sera conforme aux règles comptables usuelles dans le pays de l’Agent d’exécution et appliqué d’une manière conséquente.

(f) Programme de travail et budget, tenue des comptes. Lorsque les Participants conviennent d’entretenir des fonds communs pour le paiement d’obligations découlant d’un programme de travail et du budget de la tâche, les comptes seront tenus de la manière suivante, à moins qu’il n’en soit décidé autrement par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité:

(1): l’exercice annuel financier de la tâche correspondra à l’année financière de l’Agent d’exécution;
(2): l’Agent d’exécution préparera et soumettra chaque année à l’approbation du Comité exécutif un projet de programme de travail et de budget, ainsi qu’un programme indicatif de travail et de budget pour les deux années suivantes, au plus tard trois mois avant le début de chaque année financière;
(3): l’Agent d’exécution tiendra des archives financières complètes et distinctes, qui rendront clairement compte de tous les fonds et propriétés qui parviendront sous sa garde ou en sa possession dans le cadre de la tâche;
(4): au plus tard trois mois après le terme de chaque année financière, l’Agent d’exécution soumettra aux vérificateurs des comptes choisis par le Comité exécutif les comptes annuels tenus pour la tâche; lorsqu’il aura été procédé à la vérification annuelle, l’Agent d’exécution présentera les comptes, avec le rapport des vérificateurs, à l’approbation du Comité exécutif;
(5): tous les livres de comptes et archives tenus par l’Agent d’exécution seront conservés au moins trois ans à compter de la date à laquelle la tâche aura été achevée;
(6): lorsque ceci est prévu dans l’Annexe adéquate, un Participant qui fournira des services, du matériel ou de la propriété intellectuelle à la tâche aura droit à un crédit, fixé par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, à valoir sur sa contribution (ou à titre de compensation lorsque la valeur de ces services, matériel ou propriété intellectuelle excède le montant de la contribution du Participant); ces crédits pour services rendus par les cadres seront calculés selon une échelle convenue, approuvée par le Comité exécutif, et comprendront tous les frais en rapport avec les salaires versés.

(g) Contribution aux fonds communs. Si les Participants conviennent d’établir des fonds communs dans le cadre du programme annuel de travail et du budget pour une tâche, toute contribution financière due par des Participants à une tâche sera versée à l’Agent d’exécution dans la monnaie du pays de l’Agent d’exécution, au moment et compte tenu de toutes les autres exigences qui seront fixées par le Comité exécutif, agissant à l’unanimité, à condition toutefois que:

(1): les contributions reçues par l’Agent d’exécution ne soient utilisées que selon le programme de travail et le budget de la tâche;
(2): l’Agent d’exécution n’ait aucune obligation d’effectuer aucun travail au profit de la tâche jusqu’à ce qu’il ait reçu des contributions s’élevant au moins à 50 % (en paiements au comptant) du montant dû à n’importe quel moment.

(h) Services auxiliaires. Les services auxiliaires pourront, après entente avec le Comité exécutif et l’Agent d’exécution, être mis à disposition par celui‑ci pour l’exécution d’une tâche; les frais de ces services, y compris les faux frais y relatifs, pourront être couverts par les fonds inscrits au budget pour cette tâche.

(i) Impôts. L’Agent d’exécution paiera tous les impôts et taxes similaires autres que les impôts sur le revenu perçus par le gouvernement ou la commune au titre d’une tâche, en tant que dépenses encourues dans l’exécution de cette tâche, conformément au budget; l’Agent d’exécution s’emploiera néanmoins à obtenir toutes exonérations possibles de ces impôts.

(j) Vérification des comptes. Chaque Participant aura le droit de vérifier les comptes de tout travail effectué dans le cadre d’une tâche pour laquelle des fonds communs sont entretenus, cela à ses propres frais et aux conditions suivantes:

(1): l’Agent d’exécution donnera aux autres Participants l’occasion de participer à de telles vérifications en en partageant les frais;
(2): les livres comptables et les archives concernant les activités de l’Agent d’exécution, autres que celles qui sont effectuées en faveur de la tâche, seront exclus de cette vérification; mais lorsque le Participant en question demande la vérification de charges imputées au budget à titre de services rendus au profit de la tâche par l’Agent d’exécution, il pourra demander et obtenir un certificat de vérification à cet effet, à ses propres frais, de la part des vérificateurs de l’Agent d’exécution;
(3): on ne pourra demander plus d’une vérification de ce genre au cours d’une année financière;
(4): une telle vérification ne sera pas exécutée par plus de trois représentants des Participants.

Art. 6 Finanzielle Regelungen

(a) Verpflichtungen der einzelnen Vertragschliessenden Parteien. Jede Vertragschliessende Partei hat die ihr aus der Durchführung des vorliegenden Übereinkommens entstehenden Kosten zu tragen, einschliesslich der Kosten für die Erstellung oder Übermittlung von Berichten und für die Vergütung der ihren Angestellten im Zusammenhang mit der Durchführung des jeweiligen Projekts entstandenen Reise und sonstigen Spesen, es sei denn, es werde für solche Kosten bestimmt, dass sie aus den in Absatz (g) unten genannten gemeinsamen Mitteln zu vergüten sind.

(b) Gemeinsame finanzielle Verpflichtungen. Teilnehmer, die einen Teil der Kosten an einem bestimmten Projekt mittragen wollen, haben dies in dem jeweiligen das Projekt betreffenden Anhang zu vereinbaren. Die Aufteilung solcher Kostenbeiträge (sei es in Form von Bargeld, Dienstleistungen und geistigem Eigentum oder durch Lieferung von Material) und die Verwendung dieser Beiträge untersteht den vom Programmausschuss gemäss dem vorliegenden Artikel getroffenen Vorschriften und Beschlüssen.

(c) Bestimmungen für die Beschaffung, Ausgaben. Der Programmausschuss kann mit einstimmigem Beschluss die zur ordnungsgemässen Verwaltung der Finanzen für jedes Projekt erforderlichen Vorschriften erlassen, die nötigenfalls folgendes enthalten:

(1): Aufstellung der Budget‑ und Beschaffungsverfahren, deren sich der Projektleiter bei Zahlungen aus einem gemeinsamen Fonds, der von den Teilnehmern für Rechnung des Projekts unterhalten wird, oder beim Abschluss von Verträgen im Namen der Teilnehmer zu bedienen hat.
(2): Festsetzung einer Mindesthöhe für Ausgaben, von der an die Zustimmung des Programmausschusses erforderlich ist, einschliesslich der Ausgabenposten, die eine Auszahlung von Geldern an den Projektleiter mit sich bringen, welche nicht für den üblichen Gehalts‑ und Verwaltungsaufwand bestimmt sind, den der Programmausschuss bereits im Rahmen des Budgetverfahrens bewilligt hat.

Der Projektleiter hat bei Ausgaben aus gemeinsamen Mitteln die Notwendigkeit zu berücksichtigen, für eine gerechte Verteilung solcher Ausgaben in den Ländern der Teilnehmer zu sorgen, sofern sich dies mit der wirksamsten technischen und finanziellen Führung des Projekts vollkommen vereinbaren lässt.

(d) Gutschrift von Einkünften zugunsten des Budgets. Alle Einkünfte, die aus einem Projekt erwachsen, sind dem Budget dieses Projekts gutzuschreiben.

(e) Buchführung. Das vom Projektleiter angewandte Buchführungssystem muss den im Land des Projektleiters allgemein anerkannten Buchführungsgrundsätzen entsprechen und ist durchwegs anzuwenden.

(f) Arbeitsprogramm und Budget; Buchhaltung. Sollten die Teilnehmer vereinbaren, gemeinsame Mittel für die Begleichung von Verpflichtungen im Rahmen eines Arbeitsprogramms und Budgets für das Projekt zu unterhalten, so sind die Bücher wie folgt zu führen, es sei denn, der Programmausschuss habe einstimmig etwas anderes beschlossen:

(1): Das Finanzjahr des Projekts entspricht dem Finanzjahr des Projektleiters.
(2): Bis spätestens drei Monate vor Beginn jedes Finanzjahrs hat der Projektleiter den Entwurf eines Arbeitsprogramms und Budgets sowie ein Arbeitsgrobprogramm und Budget für die folgenden zwei Jahre zu erstellen und dem Programmausschuss zur Genehmigung zu unterbreiten.
(3): Der Projektleiter hat vollständige, getrennte Finanzaufzeichnungen zu führen, die alle Geldmittel und Werte eindeutig auszuweisen haben, welche im Zusammenhang mit dem Projekt in die Obhut oder in den Besitz des Projektleiters gelangen.
(4): Spätestens drei Monate nach Ablauf jedes Finanzjahrs hat der Projektleiter den vom Programmausschuss bestimmten Rechnungsprüfern die für das Projekt geführte Jahresabrechnung zur Prüfung vorzulegen; nach Beendigung der alljährlichen Rechnungsprüfung hat der Projektleiter die Bücher sowie den Bericht der Rechnungsprüfer dem Programmausschuss zur Genehmigung vorzulegen.
(5): Alle vom Projektleiter geführten Bücher und Aufzeichnungen sind noch mindestens drei Jahre nach dem Zeitpunkt der Beendigung des Projekts aufzubewahren.
(6): Wo es der einschlägige Anhang vorsieht, hat ein Teilnehmer, der dem Projekt Dienstleistungen, Material oder geistiges Eigentum zur Verfügung stellt, einen Anspruch auf eine vom Programmausschuss einstimmig festgesetzte Anrechnung an seinen Beitrag (oder auf eine Vergütung, falls der Wert der betreffenden Dienstleistungen, des Materials oder des geistigen Eigentums die Höhe des Beitrags des Teilnehmers übersteigt); solche Anrechnungen für Dienstleistungen des Personals werden nach einem vom Programmausschuss genehmigten, vereinbarten Tarif berechnet und haben auch sämtliche Lohnnebenkosten zu berücksichtigen.

(g) Beitragsleistung zu den gemeinsamen Mitteln. Sollten die Teilnehmer die Errichtung eines gemeinsamen Fonds im Rahmen des jährlichen Arbeitsprogramms und Budgets für ein Projekt vereinbaren, so sind die seitens der Teilnehmer an einem Projekt geschuldeten Beiträge an den Projektleiter in der Währung des Landes des Projektleiters und unter Einhaltung der vom Programmausschuss einstimmig festgesetzten Termine und sonstigen Bedingungen zu bezahlen, dies jedoch unter folgenden Voraussetzungen:

(1): Die beim Projektleiter eingehenden Beiträge dürfen ausschliesslich in Übereinstimmung mit dem Arbeitsprogramm und dem Budget für das Projekt verwendet werden.
(2): Für den Projektleiter besteht erst dann eine Verpflichtung, Arbeiten am Projekt durchzuführen, wenn Beiträge im Ausmass von mindestens 50 Prozent (in bar) des jeweils fälligen Gesamtbetrages eingegangen sind.

(h) Hilfsdienste. Nach Übereinkunft zwischen dem Programmausschuss und dem Projektleiter kann dieser für die Durchführung eines Projekts Hilfsdienste besorgen, wobei deren Kosten, einschliesslich der damit zusammenhängenden allgemeinen Unkosten aus den budgetierten Mitteln für dieses Projekt beglichen werden können.

(i) Steuern. Der Projektleiter hat alle von der Regierung oder den Gemeinden erhobenen Steuern und ähnlichen Abgaben (ausser Einkommensteuern), die ihm im Zusammenhang mit einem Projekt auferlegt werden, als im Rahmen des Budgets bei der Durchführung dieses Projekts entstandene Auslagen zu entrichten. Der Projektleiter hat jedoch danach zu trachten, die grösstmögliche Befreiung von solchen Steuern zu erwirken.

(j) Buchprüfung. Jeder Teilnehmer ist berechtigt, auf seine alleinigen Kosten die Buchführung für alle Arbeiten an einem Projekt, für das ein gemeinsamer Fonds unterhalten wird, unter folgenden Bedingungen zu prüfen:

(1): Der Projektleiter muss den anderen Teilnehmern die Möglichkeit geben, an solchen Buchprüfungen auf Kostenteilungsbasis teilzunehmen.
(2): Bücher und Aufzeichnungen über die Tätigkeiten des Projektleiters, die nicht für das Projekt durchgeführt werden, sind aus einer solchen Rechnungsprüfung auszuschliessen; verlangt aber der betreffende Teilnehmer eine Überprüfung von Budgetbelastungsposten, die auf Dienstleistungen des Projektleiters für das Projekt zurückgehen, dann kann er auf eigene Kosten von den Rechnungsprüfern des Projektleiters eine entsprechende Prüfungsbescheinigung einholen.
(3): Für jedes Kalenderjahr darf nicht mehr als eine solche Buchprüfung verlangt werden.
(4): Jede solche Buchprüfung darf von höchstens drei Vertretern der Teilnehmer durchgeführt werden.

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