1 The controller of the data file shall maintain a record of the automated processing of sensitive personal data or personality profiles if preventive measures cannot ensure data protection. Records are necessary in particular if it would not otherwise be possible to determine subsequently whether data has been processed for the purposes for which it was collected or disclosed. The Commissioner15 may also recommend that records be maintained of other processing.
2 The records must be stored for one year in a state suitable for auditing. They are accessible only to those bodies or private persons whose duty it is to supervise compliance with the data protection regulations, and may be used only for this purpose.
14 Correction of 12 Oct. 2012, concerns only the Italian text (AS 2012 5521).
15 Term in accordance with Annex 2 No 3 of the Freedom of Information Ordinance of 24 May 2006, in force since 1 July 2006 (AS 2006 2331). This amendment has been made throughout this Ordinance.
1 Il detentore di una collezione di dati verbalizza i trattamenti automatizzati di dati personali degni di particolare protezione o di profili della personalità se le misure preventive non sono sufficienti a garantire la protezione dei dati. La verbalizzazione deve avere luogo in particolare qualora, senza tale misura, non fosse possibile verificare a posteriori se il trattamento dei dati è avvenuto in conformità con gli scopi per cui questi sono stati collezionati o comunicati. L’Incaricato può raccomandare la verbalizzazione di altri trattamenti.16
2 I verbali sono conservati per un anno e in forma adeguata alle esigenze della revisione. Sono accessibili ai soli organi o persone incaricati di verificare l’applicazione dei dispositivi di protezione dei dati personali e sono utilizzati soltanto a questo scopo.17
16 Nuovo testo giusta il n. I dell’O del 28 set. 2007, in vigore dal 1° gen. 2008 (RU 2007 4993, 2012 5521).
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