Art. 6 Finanzielle Regelungen

(a) Verpflichtungen der einzelnen Vertragschliessenden Parteien. Jeder Teilnehmer hat die ihm aus der Durchführung dieses Übereinkommens entstehenden Kosten zu tragen, einschliesslich der Kosten für die Erstellung oder Übermittlung von Berichten und für die Vergütung der seinen Beschäftigten im Zusammenhang mit der Durchführung des jeweiligen Projekts entstandenen Reise‑ und sonstigen Spesen; es sei denn, es werde für solche Ausgaben bestimmt, dass sie aus dem in Absatz (g) unten genannten gemeinsamen Fonds vergütet werden.

(b) Gemeinsame finanzielle Verpflichtungen. Teilnehmer, die einen Teil der Kosten an einem bestimmten Projekt mittragen wollen, haben dies in dem jeweiligen, das Projekt betreffenden Anhang zu vereinbaren. Die Zuteilung solcher Kostenbeiträge (z. B. in Form von Bargeld, Dienstleistungen, geistigem Eigentum oder Lieferung von Material) und die Verwendung dieser Beiträge unterliegt den vom Programmausschuss gemäss diesem Artikel getroffenen Vorschriften und Beschlüssen.

(c) Finanzielle Regelungen; Ausgaben. Der Programmausschuss kann mit einstimmigem Beschluss die zur ordnungsgemässen Verwaltung der Finanzen für jedes Projekt erforderlichen Vorschriften erlassen, die nötigenfalls folgendes enthalten:

(1): Aufstellung der Budget‑ und Beschaffungsverfahren, deren sich der Projektleiter bei Zahlungen aus einem gemeinsamen Fonds, der von den Teilnehmern für das Projekt unterhalten werden kann, oder beim Abschluss von Verträgen im Namen der Teilnehmer zu bedienen hat.
(2): Aufstellung der Mindestaufwandshöhe, von der an eine Genehmigung des Programmausschusses erforderlich ist, einschliesslich von Ausgabenposten, die eine Auszahlung von Geldern an den Projektleiter beinhalten, welche nicht für den üblichen Gehalts‑ und Verwaltungsaufwand bestimmt sind, den der Programmausschuss bereits im Rahmen des Budgetverfahrens genehmigt hat.

Der Projektleiter hat bei Ausgaben aus gemeinsamen Mitteln die Notwendigkeit zu berücksichtigen, in den Ländern der Teilnehmer eine gerechte Verteilung solcher Ausgaben zu gewährleisten, wenn sich dies mit der möglichst wirksamen technischen und finanziellen Organisation des Projekts völlig vereinbaren lässt.

(d) Gutschrift der Einkünfte zugunsten des Budgets. Alle Einkünfte, die aus dem Projekt erwachsen, sind dem Budget des Projekts gutzuschreiben.

(e) Buchführung. Das vom Projektleiter verwendete Buchführungssystem muss den in dem Land, dem der Projektleiter angehört, allgemein anerkannten Buchführungsrichtlinien entsprechen und ist durchwegs anzuwenden.

(f) Arbeitsprogramm und Budget, Buchhaltung. Sollten die Teilnehmer vereinbaren, einen gemeinsamen Fonds für die Begleichung von Verpflichtungen im Rahmen eines Arbeitsprogramms und Budgets des Projekts zu unterhalten, so sind die folgenden Vorschriften zu befolgen; es sei denn, der Programmausschuss beschliesse einstimmig etwas anderes:

(1): Das Finanzjahr des Projekts entspricht dem Finanzjahr des Projektleiters.
(2): Bis spätestens drei Monate vor Beginn jedes Finanzjahrs hat der Projektleiter den Entwurf eines Arbeitsprogramms und Budgets sowie ein Arbeitsgrobprogramm und Budget für die folgenden zwei Jahre zu erstellen und dem Programmausschuss zur Genehmigung zu unterbreiten.
(3): Der Projektleiter hat vollständige, getrennte Finanzaufzeichnungen zu führen, die alle Geldmittel und Werte eindeutig auszuweisen haben, welche im Zusammenhang mit dem Projekt in die Obhut oder in den Besitz des Projektleiters gelangen.
(4): Spätestens drei Monate nach Ablauf jedes Finanzjahres hat der Projektleiter den vom Programmausschuss bestimmten Rechnungsprüfern die für das Projekt geführte Jahresabrechnung zur Prüfung vorzulegen; nach Beendigung der alljährlichen Rechnungsprüfung hat der Projektleiter die Bücher sowie den Bericht der Rechnungsprüfer dem Programmausschuss zur Genehmigung vorzulegen.
(5): Alle vom Projektleiter geführten Bücher und Aufzeichnungen sind noch mindestens drei Jahre nach dem Zeitpunkt der Beendigung des Projekts aufzubewahren.
(6): Wo es der einschlägige Anhang vorsieht, hat ein Teilnehmer, der dem Projekt Dienstleistungen, Material oder geistiges Eigentum zur Verfügung stellt, einen Anspruch auf eine vom Programmausschuss einstimmig festgesetzte Anrechnung an seinen Beitrag (oder auf eine Vergütung, falls der Wert der betreffenden Dienstleistungen, des Materials oder des geistigen Eigentums die Höhe des Beitrags des Teilnehmers übersteigt); solche Anrechnungen für Dienstleistungen des Personals werden nach einem vom Programmausschuss genehmigten, vereinbarten Tarif berechnet und haben auch sämtliche Lohnnebenkosten zu berücksichtigen.

(g) Beitragsleistung zu den gemeinsamen Mitteln. Sollten die Teilnehmer die Errichtung eines gemeinsamen Fonds im Rahmen des jährlichen Arbeitsprogramms und Budgets für ein Projekt vereinbaren, so sind die seitens der Teilnehmer an einem Projekt fälligen Beiträge an den Projektleiter in der Währung ihres Landes und unter Einhaltung der vom Programmausschuss einstimmig festgesetzten Termine und sonstigen Bedingungen auszuzahlen, dies jedoch mit Massgabe folgender Bestimmungen:

(1): Die beim Projektleiter eingehenden Beiträge dürfen ausschliesslich in Übereinstimmung mit dem Arbeitsprogramm und dem Budget für das Projekt verwendet werden.
(2): Für den Projektleiter besteht erst dann eine Verpflichtung, an dem Projekt Arbeiten durchzuführen, wenn Beiträge im Ausmass von mindestens 50 Prozent (in bar) des jeweils fälligen Gesamtbetrages eingelangt sind.

(h) Hilfsdienste. Nach Übereinkunft zwischen dem Programmausschuss und dem Projektleiter kann dieser für die Durchführung eines Projekts Hilfsdienste beistellen, wobei deren Kosten, einschliesslich der allgemeinen Unkosten, die in diesem Zusammenhang anfallen, aus den Budgetmitteln für das Projekt beglichen werden können.

(i) Abgaben. Der Projektleiter hat alle von der Regierung oder den Gemeinden erhobenen Steuern und ähnliche Abgaben (ausser Einkommenssteuern), die ihm im Zusammenhang mit einem Projekt auferlegt werden, als im Rahmen des Budgets während der Durchführung dieses Projektes entstandene Auslagen zu entrichten. Der Projektleiter hat jedoch danach zu trachten, die grösstmögliche Befreiung von solchen Steuern zu erwirken.

(j) Buchprüfung. Jede Vertragschliessende Partei ist berechtigt, die Buchführung bei allen Arbeiten an einem Projekt, für die gemeinsame Geldmittel aufgebracht werden, unter folgenden Bedingungen auf eigene Kosten zu prüfen:

(1): Der Projektleiter muss den anderen Teilnehmern die Möglichkeit geben, an solchen Buchprüfungen auf Kostenteilungsbasis teilzunehmen.
(2): Bücher und Aufzeichnungen über die Tätigkeiten des Projektleiters, die nicht für das Projekt durchgeführt werden, sind aus einer solchen Rechnungsprüfung auszuschliessen, verlangt aber der betreffende Teilnehmer eine Überprüfung von Budgetbelastungsposten, welche auf Dienstleistungen des Projektleiters für das Projekt zurückgehen, dann kann er auf eigene Kosten von den Rechnungsprüfern des Projektleiters eine entsprechende Prüfungsbescheinigung einholen.
(3): Für jedes Kalenderjahr darf höchstens eine solche Rechnungsprüfung verlangt werden.
(4): Jede solche Rechnungsprüfung darf von höchstens drei Vertretern der Teilnehmer durchgeführt werden.

Art. 6 Gestione finanziaria

(a) Obblighi individuali. Ogni Parte contraente sopporterà le spese che le incombono nell’esecuzione del presente Accordo, comprese quelle di redazione e trasmissione dei rapporti, di rimborso degli impiegati per viaggi o altre indennità giornaliere nel quadro dell’attività per i compiti pertinenti, tranne ove fosse stato disposto che tali spese vanno rimborsate con prelievo dai fondi comuni, come previsto nel paragrafo (g) qui di seguito.

(b) Obblighi finanziari comuni. I Partecipanti desiderosi di ripartire le spese d’un compito particolare stabiliranno tale riparto nel pertinente Allegato. Il riparto dei contributi alle spese (in forma di denaro liquido, servizi resi, proprietà intellettuale, o fornitura di materiale) e l’impiego di questi contributi si faranno secondo i regolamenti e le decisioni adottati in virtù del presente articolo dal Comitato esecutivo.

(c) Norme finanziarie e spese. Il Comitato esecutivo, deliberando all’unanimità, potrà emanare tutti i necessari regolamenti per una gestione sana d’ogni compito, compresi, ove occorra, i provvedimenti seguenti:

(1): impostazione delle procedure finanziarie d’acquisto che dovranno essere svolte dall’Agente esecutivo quando effettuerà pagamenti mediante prelievo sui fondi comuni, mantenuti dai Partecipanti ai fini del compito, oppure quando conchiuderà dei contratti in nome dei Partecipanti;
(2): stabilimento delle soglie di spesa a partire dalle quali sarà richiesta l’approvazione del Comitato esecutivo, comprese le spese implicanti il versamento di fondi all’Agente per oneri diversi dal salario abituale e dalle spese amministrative previamente approvate dal Comitato esecutivo nella procedura del preventivo.

Nel conchiudere contratti esterni implicanti spese effettuate tramite prelievo dai fondi comuni, l’Agente esecutivo terrà conto della necessità d’assicurare un’equa distribuzione dei contratti fra i Paesi dei Partecipanti, in quanto ciò risulti compatibile con una gestione tecnica e finanziaria ottimale del compito.

(d) Introito accreditato al preventivo. Ogni introito, risultante da un compito, sarà accreditato al preventivo del compito stesso.

(e) Contabilità. Il sistema di contabilità dell’Agente esecutivo dovrà risultare conforme alle norme contabili usuali nel Paese dell’Agente e dovrà essere applicato in modo coerente.

(f) Programma di lavoro, preventivo, tenuta dei conti. Allorché i Partecipanti convengono di formare un fondo comune per il pagamento di oneri derivanti da un programma di lavoro e dal preventivo del compito, i conti saranno tenuti come segue, tranne diverso deliberato unanime del Comitato esecutivo:

(1): l’esercizio annuo finanziario del compito corrisponderà all’anno finanziario dell’Agente esecutivo;
(2): l’Agente preparerà, e sottoporrà ogni anno all’approvazione del Comitato esecutivo, un progetto di programma di lavoro e di preventivo, nonché un programma indicativo di lavoro e di preventivo per i due anni successivi, al più tardi tre mesi prima dell’inizio d’ogni anno finanziario;
(3): l’Agente terrà archivi finanziari completi e distinti che dovranno riflettere chiaramente lo stato dei fondi e proprietà posti sotto la sua responsabilità o in suo possesso nell’ambito del compito;
(4): al massimo tre mesi dopo la fine d’ogni anno finanziario, l’Agente sottoporrà ai verificatori dei conti, scelti dal Comitato esecutivo, i rendiconti annui; allorché la verifica annua avrà avuto luogo, l’Agente presenterà i conti con il rapporto dei verificatori all’approvazione del Comitato esecutivo;
(5): tutti i libri contabili e gli archivi tenuti dall’Agente andranno conservati per almeno tre anni dopo la fine del compito;
(6): se è previsto nel pertinente Allegato, un Partecipante che fornirà servizi, materiale o proprietà intellettuale per il compito, avrà diritto a un credito stabilito dal Comitato esecutivo, all’unanimità, da far valere sul suo contributo (o a titolo di compensazione, allorché il valore dei servizi materiali o proprietà in parola superi l’ammontare del contributo del partecipante); i crediti per servizi resi saranno calcolati giusta una scala convenuta e approvata dal Comitato esecutivo e comprenderanno tutti gli oneri connessi col versamento dei salari.

(g) Contributo al fondo comune. Se i Partecipanti convengono di stabilire un fondo comune, nel quadro del Programma annuo di lavoro e del preventivo di un compito, ogni contributo finanziario dovuto dai Partecipanti dovrà essere versato all’Agente esecutivo nella moneta del Paese dell’Agente stesso, nella data e nelle guise stabilite dal Comitato esecutivo, all’unanimità, a condizione tuttavia che:

(1): i contributi ricevuti dall’Agente vengano utilizzati soltanto in modo conforme al Programma di lavoro e al preventivo del compito;
(2): l’Agente non abbia alcun obbligo d’effettuare un lavoro nel quadro del compito fino a quando avrà ricevuto dei contributi che raggiungano almeno il 50 per cento (pagamenti in contante) dell’ammontare dovuto a qualunque momento.

(h) Servizi ausiliari. I servizi ausiliari potranno, d’intesa col Comitato esecutivo, essere messi a disposizione dall’Agente per l’esecuzione d’un compito; gli oneri di questi servizi, comprese le spese, potranno essere coperti dai fondi iscritti a preventivo per il compito stesso.

(i) Imposte. L’Agente esecutivo pagherà tutte le imposte e tasse analoghe nonché altre imposte sul reddito riscosse dal governo o dai comuni per un compito, a titolo di oneri sostenuti nell’esecuzione del compito giusta il preventivo; l’Agente provvederà nondimeno ad ottenere tutte le esenzioni fiscali possibili.

(j) Verificazione dei conti. Ogni Partecipante avrà il diritto di verificare i conti per qualunque lavoro effettuato nell’ambito di un compito, per il quale esista un fondo comune, ma dovrà farlo a proprie spese e alle condizioni seguenti:

(1): l’Agente esecutivo darà agli altri Partecipanti l’occasione di prender parte a tali verifiche, ripartendone le spese;
(2): i libri contabili e gli archivi concernenti le attività dell’Agente, che non siano quelli connessi col compito, vanno esclusi dalla verifica, ma allorché il Partecipante in questione domanda la verifica di oneri iscritti al preventivo come servizi resi dall’Agente, esso potrà chiedere e ottenere un certificato di verifica all’uopo, a sue spese, dalla parte dei verificatori dell’Agente;
(3): non si potrà domandare più d’una verifica per ogni anno finanziario;
(4): una tale verifica non sarà eseguita da più di tre rappresentanti dei Partecipanti.

Dies ist keine amtliche Veröffentlichung. Massgebend ist allein die Veröffentlichung durch die Bundeskanzlei.
Il presente documento non è una pubblicazione ufficiale. Fa unicamente fede la pubblicazione della Cancelleria federale. Ordinanza sulle pubblicazioni ufficiali, OPubl.