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235.25

Ordinanza concernente il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» del Servizio delle conferenze DFAE

(Ordinanza «e-vent»)

del 17 ottobre 2018 (Stato 1° dicembre 2018)

Il Consiglio federale svizzero,

visto l’articolo 57h capoverso 3 della legge del 21 marzo 19971 sull’organizzazione del Governo e dell’Amministrazione,

ordina:

  Sezione 1: Disposizioni generali

Art. 1 Oggetto

La presente ordinanza disciplina il trattamento dei dati nel sistema «e-vent» (sistema) del Servizio delle conferenze del Dipartimento federale degli affari esteri (Servizio delle conferenze DFAE) in seno alla Segreteria di Stato del DFAE.

Art. 2 Scopo

Il sistema consente al Servizio delle conferenze DFAE di svolgere i suoi compiti nell’ambito della pianificazione, dell’organizzazione e dello svolgimento di conferenze e manifestazioni.

Art. 3 Autorità responsabile

Il Servizio delle conferenze DFAE è responsabile del sistema.

Art. 4 Struttura

Il sistema consiste in una banca dati e in un portale online per l’accesso dall’interno del DFAE e uno per l’accesso dall’esterno.


  Sezione 2: Dati e trattamento dei dati

Art. 5 Persone e dati trattati

1 Il sistema contiene i dati dei partecipanti alle conferenze e alle manifestazioni.

2 La tipologia di dati registrati è disciplinata nell’allegato.

Art. 6 Provenienza dei dati e diritti di trattamento

1 I dati sono registrati dai partecipanti o dal Servizio delle conferenze DFAE.

2 I partecipanti dispongono di diritti di trattamento completi dei loro dati registrati nel sistema.

3 Il Servizio delle conferenze DFAE dispone di diritti di trattamento completi di tutti i dati registrati nel sistema.

4 L’unità Informatica DFAE dispone dei diritti di accesso necessari per adempiere i propri compiti.

5 Tutti i diritti di trattamento sono esercitati mediante procedura di richiamo.

6 I dati di cui all’allegato possono essere trasmessi a terzi qualora siano necessari per ragioni organizzative o prenotazioni.

Art. 7 Documenti

Nel sistema possono essere registrati tutti i documenti relativi a conferenze, manifestazioni e alle persone che vi prendono parte conformemente allo scopo della presente ordinanza.

Art. 8 Conservazione, archiviazione e cancellazione dei dati

1 Le serie di dati relative a persone sono distrutte al più tardi dieci anni dopo l’ultimo trattamento.

2 Sono fatte salve le disposizioni della legislazione in materia di archiviazione.


  Sezione 3: Gestione e diritti di accesso

Art. 9 Gestione tecnica e amministrazione del sistema

1 L’unità Informatica DFAE è responsabile della gestione tecnica del sistema.

2 L’amministratore di sistema fa parte dell’unità Informatica DFAE. Gestisce il sistema informatico, la banca dati e le applicazioni.

3 Il responsabile delle applicazioni fa parte del Servizio delle conferenze DFAE. È l’intermediario tra l’amministratore di sistema e gli utenti.

Art. 10 Concessione del diritto di accesso

1 Il responsabile delle applicazioni concede agli utenti del sistema i diritti di accesso individuali.

2 Il Servizio delle conferenze DFAE verifica una volta all’anno se le condizioni per la concessione dei diritti di accesso continuano a essere adempiute.


  Sezione 4: Sicurezza dei dati

Art. 11 Obblighi di diligenza

1 Il Servizio delle conferenze DFAE provvede affinché il trattamento dei dati nel sistema sia conforme alle prescrizioni.

2 Si assicura che i dati personali siano esatti, completi e aggiornati.

Art. 12 Regolamento sul trattamento dei dati

Il Servizio delle conferenze DFAE emana un regolamento sul trattamento dei dati. Questo documento contiene le misure organizzative e tecniche volte a garantire la sicurezza dei dati e il controllo del trattamento dei dati.

Art. 13 Verbale

1 Gli accessi al sistema e il trattamento dei dati sono costantemente verbalizzati.

2 I verbali sono conservati per un anno.


  Sezione 5: Entrata in vigore

Art. 14

La presente ordinanza entra in vigore il 1° dicembre 2018.


  Allegato

(art. 5 cpv. 2)

  Dati personali registrati nel sistema

1.
Cognomi
2.
Cognomi come da passaporto
3.
Nomi
4.
Nomi come da passaporto
5.
Titolo (accademico)
6.
Titolo (professionale o funzione ufficiale)
7.
Appellativo
8.
Ditta
9.
Sesso
10.
Data di nascita
11.
Luogo di nascita
12.
Cittadinanze
13.
Rappresentante di quale delegazione / Paese / organizzazione
14.
Indirizzi e-mail
15.
Numero di telefono (fisso)
16.
Numero di telefono (cellulare)
17.
Numero di fax
18.
Indirizzo (via, NPA, luogo)
19.
Paese
20.
Sito Internet
21.
Metodo di corrispondenza (lettera/e-mail)
22.
Indirizzo di fatturazione
23.
Particolari esigenze alimentari
24.
Grado militare
25.
Grado civile
26.
Posizione
27.
Datore di lavoro
28.
Arrivo al luogo della manifestazione/all’hotel
29.
Partenza dal luogo della manifestazione/dall’hotel
30.
Lingua di corrispondenza
31.
Informazioni sul volo (data e ora di partenza e di arrivo, numero del volo, tempi di trasferimento)
32.
Informazioni sul passaporto (numero, data di emissione, data di scadenza, luogo di emissione)
33.
Visto necessario
34.
Informazioni della carta di credito (numero, data di scadenza)
35.
Informazioni sull’hotel/sul luogo di soggiorno (indirizzo, numero della camera ecc.)
36.
Nome dell’accompagnatore
37.
Informazioni sulla partecipazione (workshop, cene ufficiali, colazione, pranzo, cena, escursioni)
38.
Temi dei workshop
39.
Foto
40.
Sponsorizzazioni: sì/no
41.
Motivazione della sponsorizzazione
42.
Esigenze specifiche dovute a limitazioni fisiche
43.
Partecipazione a conferenze precedenti


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235.25

Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE

(Ordonnance «e-vent»)

du 17 octobre 2018 (Etat le 1er décembre 2018)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1,

arrête:

  Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.

Art. 2 But

Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.

Art. 3 Responsabilité

Le Service des conférences DFAE est responsable du système.

Art. 4 Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.


  Section 2 Données et traitement des données

Art. 5 Personnes et données traitées

1 Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.

2 L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement

1 Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.

2 Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.

3 Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.

4 Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5 Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.

6 Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Art. 7 Documents

Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données

1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.

2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.


  Section 3 Exploitation et droits d’accès

Art. 9 Exploitation technique et administration du système

1 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2 L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

3 Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Art. 10 Attribution des droits d’accès

1 Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2 Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.


  Section 4 Sécurité des données

Art. 11 Devoir de diligence

1 Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2 Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12 Règlement relatif au traitement des données

Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Art. 13 Journalisation

1 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.


  Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.


  Annexe

(art. 5, al. 2)

  Données personnelles saisies dans le système

1.
Nom(s)
2.
Nom(s) figurant sur le passeport
3.
Prénom(s)
4.
Prénom(s) figurant sur le passeport
5.
Titre (académique)
6.
Titre (fonction professionnelle ou officielle)
7.
Formule de civilité
8.
Entreprise
9.
Sexe
10.
Date de naissance
11.
Lieu de naissance
12.
Nationalité(s)
13.
Délégation / pays / organisation représentés
14.
Adresse(s) électronique(s)
15.
Numéro de téléphone fixe
16.
Numéro de téléphone portable
17.
Numéro de fax
18.
Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
19.
Pays
20.
Site web
21.
Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
22.
Adresse de facturation
23.
Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
24.
Rang militaire
25.
Rang civil
26.
Fonction occupée
27.
Employeur
28.
Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
29.
Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
30.
Langue de correspondance
31.
Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
32.
Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)
33.
Visa nécessaire
34.
Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
35.
Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
36.
Nom de l’accompagnant/e
37.
Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)
38.
Thèmes des ateliers
39.
Photo
40.
Sponsoring: oui / non
41.
Justification du sponsoring
42.
Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
43.
Participation à des conférences organisées précédemment


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