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235.25

Verordnung über das Datenbearbeitungssystem «e-vent» des Konferenzdienstes EDA

(Verordnung «e-vent»)

vom 17. Oktober 2018 (Stand am 1. Dezember 2018)

Der Schweizerische Bundesrat,

gestützt auf Artikel 57h Absatz 3 des Regierungs- und Verwaltungsorganisationsgesetzes vom 21. März 19971,

verordnet:

  1. Abschnitt: Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand

Diese Verordnung regelt den Betrieb und die Benützung des Datenbearbeitungssystems «e-vent» (System) des Konferenzdienstes des Eidgenössischen Departements für auswärtige Angelegenheiten (Konferenzdienst EDA) im Staatssekretariat des EDA.

Art. 2 Zweck

Das System dient dem Konferenzdienst EDA zur Wahrnehmung seiner Aufgaben im Rahmen der Planung, Organisation und Durchführung von Konferenzen und Veranstaltungen.

Art. 3 Verantwortliche Behörde

Der Konferenzdienst EDA trägt die Verantwortung für das System.

Art. 4 Struktur

Das System besteht aus einer Datenbank und je einem Online-Portal für den Zugriff von innerhalb und von ausserhalb des EDA.


  2. Abschnitt: Daten und Datenbearbeitung

Art. 5 Personen und bearbeitete Daten

1 Das System enthält Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern von Konferenzen und Veranstaltungen.

2 Welche Daten erfasst werden, ist im Anhang geregelt.

Art. 6 Herkunft der Daten und Bearbeitungsrechte

1 Die Daten werden von den Teilnehmerinnen und Teilnehmern oder vom Konferenzdienst EDA erfasst.

2 Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer verfügen für die eigenen Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

3 Der Konferenzdienst EDA verfügt für alle Daten im System über vollständige Bearbeitungsrechte.

4 Die Einheit für Informatik des EDA verfügt über diejenigen Zugriffsrechte, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig sind.

5 Alle Bearbeitungsrechte werden im Abrufverfahren ausgeübt.

6 Die Daten gemäss Anhang dürfen an Dritte weitergegeben werden, soweit diese die Daten zu Organisations- und Reservationszwecken benötigen.

Art. 7 Dokumente

Im System können alle Dokumente zu Konferenzen, Veranstaltungen und den daran teilnehmenden Personen im Rahmen des Zwecks dieser Verordnung erfasst werden.

Art. 8 Aufbewahrung, Archivierung und Vernichtung von Daten

1 Datensätze von Personen werden spätestens zehn Jahre nach der letzten Bearbeitung vernichtet.

2 Vorbehalten bleiben die Bestimmungen der Archivierungsgesetzgebung.


  3. Abschnitt: Betrieb und Zugriffsberechtigungen

Art. 9 Technischer Betrieb und Systemverwaltung

1 Die Einheit für Informatik des EDA ist für den technischen Betrieb des Systems verantwortlich.

2 Die Systemadministratorin oder der Systemadministrator gehört der Einheit für Informatik des EDA an. Sie oder er verwaltet das Computersystem, die Datenbank und die Anwendungen.

3 Die oder der Anwendungsverantwortliche gehört dem Konferenzdienst EDA an. Sie oder er bildet die Schnittstelle zwischen der Systemadministratorin oder dem Systemadministrator und den Benutzerinnen und Benutzern.

Art. 10 Erteilung der Zugriffsberechtigung

1 Die oder der Anwendungsverantwortliche erteilt den Benutzerinnen und Benutzern des Systems die individuellen Zugriffsrechte.

2 Der Konferenzdienst EDA überprüft jährlich, ob die Voraussetzungen für die Zugriffsberechtigungen weiterhin bestehen.


  4. Abschnitt: Datensicherheit

Art. 11 Sorgfaltspflichten

1 Der Konferenzdienst EDA sorgt dafür, dass die Daten im System vorschriftsgemäss bearbeitet werden.

2 Er stellt sicher, dass die Personendaten richtig, vollständig und nachgeführt sind.

Art. 12 Bearbeitungsreglement

Der Konferenzdienst EDA erlässt ein Bearbeitungsreglement. Dieses enthält die organisatorischen und technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie zur Kontrolle der Datenbearbeitung.

Art. 13 Protokollierung

1 Die Zugriffe auf das System und die Bearbeitungen werden laufend protokolliert.

2 Die Protokolle werden ein Jahr aufbewahrt.


  5. Abschnitt: Inkrafttreten

Art. 14

Diese Verordnung tritt am 1. Dezember 2018 in Kraft.


  Anhang

(Art. 5 Abs. 2)

  Im System erfasste Personendaten

1.
Namen
2.
Namen gemäss Reisepass
3.
Vornamen
4.
Vornamen gemäss Reisepass
5.
Titel (akademisch)
6.
Titel (berufliche oder amtliche Funktion)
7.
Anrede
8.
Firma
9.
Geschlecht
10.
Geburtsdatum
11.
Geburtsort
12.
Staatsangehörigkeiten
13.
Repräsentant/in welcher Delegation / welchen Landes / welcher Organisation
14.
E-Mail-Adressen
15.
Telefonnummer (Festnetz)
16.
Telefonnummer (Mobil)
17.
Faxnummer
18.
Adresse (Strasse, Postleitzahl, Ort)
19.
Land
20.
Homepage
21.
Korrespondenzart (Brief / E-Mail)
22.
Rechnungsadresse
23.
Besondere Ansprüche an Essen und Trinken
24.
Militärischer Rang
25.
Ziviler Rang
26.
Position
27.
Arbeitgeber
28.
Ankunft am Veranstaltungsort / im Hotel
29.
Abreise am Veranstaltungsort / im Hotel
30.
Korrespondenzsprache
31.
Fluginformationen (Datum und Uhrzeit der An- und Abreise, Flugnummer, Transferzeiten)
32.
Reisepassinformationen (Nummer, Ausstellungs- und Gültigkeitsdatum, Ausstellungsort)
33.
Benötigtes Visum
34.
Kreditkartenangaben (Nummer, Ablaufdatum)
35.
Angaben zu Hotel / Aufenthaltsort (Adresse, Zimmer etc.)
36.
Name der mitreisenden Partnerin / des mitreisenden Partners
37.
Angaben zur Teilnahme (Workshops, Dinners, Frühstück, Mittagessen, Abendessen, Ausflüge)
38.
Themen für Workshops
39.
Foto
40.
Sponsorship: ja / nein
41.
Begründung für das Sponsorship
42.
Spezielle Bedürfnisse aufgrund von körperlichen Beeinträchtigungen
43.
Teilnahme an früheren Konferenzen


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235.25

Ordonnance sur le système de traitement des données «e-vent» du Service des conférences du DFAE

(Ordonnance «e-vent»)

du 17 octobre 2018 (Etat le 1er décembre 2018)

Le Conseil fédéral suisse,

vu l’art. 57h, al. 3, de la loi du 21 mars 1997 sur l’organisation du gouvernement et de l’administration (LOGA)1,

arrête:

  Section 1 Dispositions générales

Art. 1 Objet

La présente ordonnance règle l’exploitation et l’utilisation du système de traitement des données «e-vent» (système) du Service des conférences du Département fédéral des affaires étrangères (Services des conférences DFAE), rattaché au Secrétariat d’État du DFAE.

Art. 2 But

Le système permet au Service des conférences DFAE d’accomplir les tâches qui lui incombent en matière de planification, d’organisation et de réalisation de conférences et d’autres événements.

Art. 3 Responsabilité

Le Service des conférences DFAE est responsable du système.

Art. 4 Structure

Le système se compose d’une base de données et de deux plateformes, dont l’une est accessible depuis l’intérieur et l’autre depuis l’extérieur du DFAE.


  Section 2 Données et traitement des données

Art. 5 Personnes et données traitées

1 Le système contient les données des participants aux conférences et aux événements.

2 L’annexe à la présente ordonnance indique précisément les données qui sont saisies dans le système.

Art. 6 Provenance des données et droits de traitement

1 Les données sont saisies par les participants ou par le Service des conférences DFAE.

2 Les participants disposent de l’intégralité des droits de traitement pour leurs données personnelles saisies dans le système.

3 Le Service des conférences DFAE dispose de l’intégralité des droits de traitement pour l’ensemble des données saisies dans le système.

4 Le secteur Informatique DFAE dispose des droits d’accès nécessaires à l’accomplissement de ses tâches.

5 Les droits de traitement s’exercent au moyen d’une procédure d’accès en ligne.

6 Les données indiquées dans l’annexe à la présente ordonnance peuvent être communiquées à des tiers uniquement à des fins d’organisation ou de réservation.

Art. 7 Documents

Tout document relatif à une conférence, à un événement ou aux personnes y participant peut être enregistré dans le système dans le cadre défini par la présente ordonnance.

Art. 8 Conservation, archivage et destruction des données

1 Les données personnelles saisies dans le système sont détruites au plus tard à l’expiration d’un délai de dix ans à compter de la date du dernier traitement.

2 Sont réservées les dispositions de la législation fédérale relative à l’archivage.


  Section 3 Exploitation et droits d’accès

Art. 9 Exploitation technique et administration du système

1 Le secteur Informatique DFAE est responsable de l’exploitation technique du système.

2 L’administrateur système est rattaché au secteur Informatique DFAE. Il gère le système informatique, la base de données et les applications.

3 Le responsable du programme est rattaché au Service des conférences DFAE. Il sert d’interface entre l’administrateur et les utilisateurs.

Art. 10 Attribution des droits d’accès

1 Le responsable du programme attribue les droits d’accès individuels aux utilisateurs du système.

2 Le Service des conférences DFAE vérifie une fois par an si les conditions relatives aux droits d’accès sont toujours remplies.


  Section 4 Sécurité des données

Art. 11 Devoir de diligence

1 Le Service des conférences DFAE veille à ce que le traitement des données dans le système respecte les dispositions en vigueur.

2 Il s’assure que les données personnelles sont exactes, complètes et à jour.

Art. 12 Règlement relatif au traitement des données

Le Service des conférences DFAE édicte un règlement relatif au traitement des données. Ce dernier contient les mesures techniques et organisationnelles requises pour assurer la sécurité des données et le contrôle du traitement des données.

Art. 13 Journalisation

1 Les accès au système et les modifications qui y sont effectuées sont journalisés en permanence.

2 Les procès-verbaux de journalisation sont conservés pendant un an.


  Section 5 Entrée en vigueur

Art. 14

La présente ordonnance entre en vigueur le 1er décembre 2018.


  Annexe

(art. 5, al. 2)

  Données personnelles saisies dans le système

1.
Nom(s)
2.
Nom(s) figurant sur le passeport
3.
Prénom(s)
4.
Prénom(s) figurant sur le passeport
5.
Titre (académique)
6.
Titre (fonction professionnelle ou officielle)
7.
Formule de civilité
8.
Entreprise
9.
Sexe
10.
Date de naissance
11.
Lieu de naissance
12.
Nationalité(s)
13.
Délégation / pays / organisation représentés
14.
Adresse(s) électronique(s)
15.
Numéro de téléphone fixe
16.
Numéro de téléphone portable
17.
Numéro de fax
18.
Adresse (rue, numéro postal d’acheminement, localité)
19.
Pays
20.
Site web
21.
Type de correspondance souhaité (lettre / courriel)
22.
Adresse de facturation
23.
Exigences alimentaires particulières (nourriture / boissons)
24.
Rang militaire
25.
Rang civil
26.
Fonction occupée
27.
Employeur
28.
Date d’arrivée sur le lieu de l’événement / à l’hôtel
29.
Date de départ du lieu de l’événement / de l’hôtel
30.
Langue de correspondance
31.
Informations sur les vols (dates et heures d’arrivée et de départ, numéro des vols, temps de transfert)
32.
Informations figurant sur le passeport (numéro, lieu et date de délivrance, date d’expiration)
33.
Visa nécessaire
34.
Numéro et date d’expiration de la carte de crédit
35.
Informations sur l’hôtel / le lieu du séjour (adresse, chambre, etc.)
36.
Nom de l’accompagnant/e
37.
Renseignements sur la participation (ateliers, repas officiels, petits déjeuners, déjeuners, dîners, excursions)
38.
Thèmes des ateliers
39.
Photo
40.
Sponsoring: oui / non
41.
Justification du sponsoring
42.
Exigences particulières pour les personnes à mobilité réduite
43.
Participation à des conférences organisées précédemment


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